Wie funktioniert Vendor Managed Inventory?

Wie mit den meisten unternehmenskritischen betrieblichen System „liegt der Teufel im Detail” wenn es um die Durchführung von VMI als Vertriebsstrategie geht. Damit dieser scheinbar einfache Prozess reibungslos ablaufen kann, sind einige wichtige Funktionen notwendig: Engmaschige Überwachung der Datenübertragung und Datenvalidität (z. B. überhöhte Mengen) Die Flexibilität, verschiedene Kunden- und Lieferanten-Datenformate zu verwenden (z. B. EDI, XML, Flat Files usw.) Die Flexibilität zum Einsatz verschiedener Methoden der Datenkommunikation (z. B. Mehrwertnetzwerk, AS2, FTP usw.) Die Fähigkeit zur schnellen Anpassung, wenn sich das betriebliche System beim Kunden oder Lieferanten ändert

Der grundlegende Vendor Managed Inventory (VMI) Prozess kann mit den folgenden Schritten beschrieben werden: Datenkommunikation, Kalkulation, Überwachung und Berichterstattung.

Datenkommunikation und Kalkulation

Der VMI-Prozess beginnt damit, dass der Kunde einen Bericht über die Produktaktivitäten schickt (1). Dieser Bericht enthält Nachfragedaten für die Artikel, die sich seit dem letzten Bericht verändert haben wie etwa Verkäufe und Transfers sowie Bestandspositionsdaten wie beispielsweise im Bestand, bestellt oder unterwegs.

Die VMI-Software analysiert die Daten und erstellt empfohlene Nachschubbestellungen (2). Die Empfehlungen basieren auf Algorithmen, die mit Faktoren wie Prognosen, Verkaufshäufigkeit und Preisschwankungen bei Verkäufen arbeiten. Idealerweise umfassen diese Prozesse Folgendes:

• Periodische (z. B. wöchentliche) Überprüfung und Kalkulation der Bestellpunkte und -mengen auf Basis von Bewegungsdaten und Spezialdaten wie Aktionen, Saison usw.
• Häufige (z. B. tägliche) Vergleiche des Bestands vor Ort mit den Bestellpunkten und Erstellen empfohlener Nachschubbestellungen

Der Planer des Lieferanten überprüft die empfohlenen Bestellungen und etwaige Ausnahmebedingungen, ehe er die entsprechende Bestellung genehmigt (3). Das VMI-System sendet dann Folgendes:

• Einen Auftrag an den Lieferanten (4)
• Einen Auftragsbestätigung an den Kunden (5)

Überwachen und Berichterstattung

Wenn Handelspartner mit VMI beginnen, vereinbaren sie gemeinsam Ziele für:

• Lagerdurchsatz
• Lagerfüllgrad (Prozentsatz der vorrätigen Artikel)
• Transaktionskosten

Das System überwacht die tatsächliche Aktivität mit Messungen, die sich an diesen Zielen orientieren. Es muss dieselben Daten sowohl an den Lieferanten als auch an den Kunden berichten, was den Prozess in hohem Maße transparent macht und so die Partnerschaft mit Lieferanten ermöglicht. Die Daten sollten bei Bedarf immer für beide Parteien verfügbar sein. Idealerweise sollte das VMI-System auch Warnungen über Ausnahmen an beide Parteien bieten, wenn die Messungen sich außerhalb eines akzeptablen Bereichs bewegen oder ein Problem mit den Daten auftaucht.

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