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¿Qué es el Inventario Administrado por el Proveedor (VMI)?

El Inventario Administrado por el Proveedor (VMI) es un método optimizado de manejo de inventarios y preparación y entrega de pedidos. El VMI implica la cooperación entre los proveedores y sus clientes (distribuidores, detallistas, fabricantes de equipos originales –OEM – o los usuarios finales del producto), lo cual cambia el proceso tradicional del pedido.

El propósito del VMI es alinear los objetivos del negocio y optimizar las operaciones de la cadena de suministro tanto para los proveedores como para sus clientes. Su valor de negocio es resultado directo del mayor flujo de información:

  • Mayor rotación de inventario
  • Mejor servicio
  • Mayores ventas

¿Cómo funciona el VMI?

El proceso básico del Inventario Administrado por el Proveedor puede describirse en términos de los siguientes pasos: comunicación de datos, cálculos, monitoreo y elaboración de informes.

Comunicación de datos y cálculos

El proceso VMI inicia cuando el cliente envía un informe de actividad de productos (1).Este informe contiene datos sobre la demanda, tal como ventas y transferencias, así como información sobre la situación del inventario, incluyendo artículos disponibles, artículos solicitados en un pedido y artículos en tránsito en el caso de los artículos cuya situación cambió desde el informe anterior.

El software VMI analiza los datos y genera recomendaciones sobre pedidos de reabastecimiento (2).Las recomendaciones se basan en algoritmos que usan factores como pronósticos, frecuencia de ventas y la velocidad de circulación del dinero en las ventas. En condiciones ideales, estos procesos incluyen:

  • Revisión y cálculos periódicos (semanales) de puntos y cantidades de pedidos partiendo de datos sobre rotación e información especial como promociones, estacionalidad, etc.
  • Comparación frecuente (diaria) del inventario disponible con el punto de pedido y generación de pedidos recomendados de reabastecimiento

El planificador del proveedor revisa los pedidos recomendados y cualquier condición de excepción antes de aprobar los pedidos definitivos (3). Posteriormente el VMI envía:

  • Un pedido al proveedor (4)
  • Una confirmación del pedido al cliente (5)

Monitoreo y generación de informes

Cuando los socios comerciales empiezan a trabajar con el VMI, lo primero que hacen es ponerse de acuerdo en los objetivos relacionados con:

  • Rotación de inventario
  • Índice de llenado (como proporción de las existencias)
  • Costos de transacción

El sistema monitorea y mide la actividad real para compararla con dichos objetivos. El sistema tiene que enviar la misma información tanto al proveedor como al cliente de manera que el proceso es bastante transparente. La información siempre debe estar disponible para ambas partes cuando así lo deseen. Idealmente, el sistema VMI también debe proporcionar alertas de excepción a ambas partes cuando las mediciones se encuentren por fuera de un rango aceptable o cuando se presente un problema con los datos.

Cuando se trata de ejecutar el sistema VMI, “el diablo está en los detalles”, al igual que en la mayoría de los sistemas operativos cruciales para la misión. Para que este proceso que aparentemente es sencillo se ejecute sin sobresaltos es necesario contar con varias capacidades importantes:

  • Un estrecho monitoreo de la transmisión y validación de datos (por ej., cantidades excesivas)
  • Flexibilidad para usar varios formatos de información de clientes y proveedores (por ej., EDI, XML, archivos de formato plano, etc.).
  • Flexibilidad para usar varios métodos de comunicación de datos (por ej., Value Added Networks, AS2, FTP, etc.)
  • Habilidad para adaptarse rápidamente cuando cambien los sistemas empresariales de los clientes o proveedores
Con el VMI, ahora podemos ver la demanda en tiempo real, a medida que se va dando. Anteriormente esperábamos que los clientes nos dijeran qué era lo que estaba pasando y a que identificaran los problemas. Y después teníamos que reaccionar de la mejor forma posible. Al usar el VMI tenemos la visibilidad para anticiparnos a fluctuaciones en la demanda y responder de forma oportuna y rentable.

Ron Marsden Vicepresidente de desarrollo de negocios, Canplas

¿El Inventario Administrado por el Proveedor es una buena opción para usted?

Comuníquese con un experto en el VMI de Datalliance.

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